こんにちは！ ワーキングマザーとして奮闘中の秋山です。
マニュアルさえ見れば出来るのになんでちゃんと見ないのだろう……見てその通りにやるだけなのに。……なぜ？ と思っている貴方。悪気はないんですよ。誰だって人間なんですもの。完璧な人なんていません。だから、マニュアルの方を変えてしまいましょう！
もちろん、今使っているマニュアルがチェック式の方もいると思います。でも、待ってください。……それ、本当に、きちんとしたチェック式ですか？
マニュアルとは
辞書 ( Weblio 辞書 ) では、以下のように書かれていました。
１ 機械・道具・アプリケーションなどの使用説明書。取扱説明書。手引き書。
２ 作業の手順などを体系的にまとめた冊子の類。
３ 操作などが、手動式であること。「マニュアル車」
ここで言うマニュアルは「2番」になりますね。
マニュアルと言いましても、千差万別。皆様が家電を購入した際に付いてくる説明書もマニュアルの一つです。どれだけおおざっぱだろうが、細かかろうが、作った人がマニュアルと言ってしまえば、マニュアル。
マニュアルの在り方
私個人的には、仕事ができるなら、別にマニュアルなんてなくてもいいと思っています。
私がやっている「マニュアルを作るまで(①～③)～作った後(➃～⑥)」の過程を書きだすと、こんな感じになります。
① 新人として１回仕事を見せてもらう
→ メモを片手にひたすら書く、とにかく聞く
② 休憩時間や空いた時間に、メモを見返して整理する
→ 分からないところを聞く、必要があれば、もう1度見させて頂く
③ 手書きマニュアル完成
➃ 手書きマニュアルを見ながら、実際にやってみるところを、一緒に見てもらう
→ マニュアルに書き足し、分からないところを聞く
⑤ 業務を任せてもらって、曖昧なところは逐一確認
→ マニュアルに書き足し、分からないところを聞く
⑥ 空いた時間に、PCに打ち込んで完成版マニュアルの作成
→ マニュアルに書き足し、分からないところを聞く
PRチェック式
いざ作るとなると悩むのが、どんな風に作ろうか……だと思います。形式ってやつですね。せっかく作るなら綺麗に分かりやすいものをと思うのが、人間の嵯峨かもしれません。
メジャーな形式については、別の記事にまとめようと思っておりますので、そちらをご覧ください。
今回の記事でお勧めしている「チェック式」のマニュアル。どんなものかお見せいたします。
まず、一般的なマニュアル。
朝来たらすること
・ ホワイトボードの行事を確認する
○○は○○さんにメール
次に、チェック式。
□ ○○のホワイトボードの前に立つ
□ 今日の日付を書く
□ 今日の行事を確認する
□ 今日の行事に、○○があった場合は、○○さんにメールする
違いが分かると思います。チェック式のメリットは、１行１行動となっているところです。一つずつ、チェックを付けながら進めていくことができます。チェックを鉛筆ですれば、毎日使いまわすことができます。経済的ですね。
このチェック式だと、見逃してしまう人でも、ひとつひとつ丁寧に確認していくことができます。マニュアルを見ても見逃しがちな新人さんにおすすめです。
大切なこと
マニュアル作りにおいて、もう1点大事なことがあります。人間は忘れっぽい生き物であることを前提としたマニュアルを作ることです。忘れるのが普通なんです。上のチェック式は忘れてしまうこと前提で書いています。
人生においても大切な保険。仕事の中でもしっかりと掛けておきましょう。そして、余計なことは忘れてささっと仕事をやってしまいましょう。マニュアル作りは大変ですが、できてしまえばとても楽なので、おすすめです！
まとめ
今回は、「マニュアルを見ても見逃す」ときについて、対策をご紹介しました。
・ マニュアルをチェック式に変えてしまう
・ チェック式は必ず1行1行動
・ 慣れるまでは鉛筆でチェックする癖をつける
こんにちは！ ワーキングマザーとして奮闘中の秋山です。私は今まで10件以上の職場で働いた経験があります。胸を張っていっていいものか……と思いますが。正社員～派遣、アルバイトまで。いろいろな形で[…]
